Na het recruitmentproces komt het onboarding proces. Wanneer er een nieuwe werknemer wordt aangenomen, moet deze natuurlijk ingewerkt worden. Hoe kun je dit het meest effectief doen? In deze blog kom je alles te weten over het onboarding proces en kun je aan het einde van het lezen een succesvol onboarding stappenplan opstellen. Laten we eerst eens ingaan op wat een onboarding proces nou eigenlijk is.
Wat is een onboarding proces precies?
De term ‘onboarding’ verwijst naar een proces waarin nieuwe werknemers worden aangenomen en integreren binnen de organisatie.
Tijdens het onboarding proces vinden verschillende stappen plaats. Deze stappen zorgen ervoor dat de werknemer succesvol zijn of haar inwerkproces afrondt. Kennis, vaardigheden en de mindset wordt getest en getraind. Ook leert hij of zij over de organisatie en de bedrijfsstructuur en cultuur die er plaatsvindt. Als laatste wordt de nieuwe werknemer bekend met de missie en visie van de organisatie. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer op een zo goed mogelijke manier binnen de organisatie kan integreren.
Welke 5 stappen worden er ondernomen tijdens een onboarding proces?
We hebben het hierboven over de stappen van een onboarding proces. Voor deze stappen bevindt het recruitmentproces, waarin de werknemer daadwerkelijk wordt aangenomen. Laten we eens dieper op deze stappen ingaan. Voor Over welke stappen hebben we het en wat houden deze nou precies in? Natuurlijk zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden, maar wij hanteren de volgende:
Fase 1: pre-boarding
De pre-boarding fase vindt plaats tussen de tijd dat de nieuwe werknemer de baan heeft geaccepteerd en de eerste werkdag. Tijdens deze fase wordt de nadruk gelegd op de collega’s van de nieuwe werknemer. Zij worden voorbereid op het feit dat er een nieuwe werknemer binnen hun team komt werken. Zo ontvangen zij een aankondiging met informatie en wordt zo de nieuwe collega warm verwelkomt.
Fase 2: onboarding van de nieuwe werknemer
Tijdens het verwelkomen, bevind je je eigenlijk al in de volgende fase. Het daadwerkelijke onboarden. De nieuwe werknemer wordt rondgeleid binnen het gebouw van zijn of haar nieuwe baan en voorgesteld aan zijn of haar nieuwe collega’s. Binnen deze fase komt de nieuwe werknemer van alles te weten over de organisatie. Hieronder valt de bedrijfscultuur, structuur, missie en visie. Alles wat de werknemers moeten weten om goed te kunnen integreren binnen het bedrijf.
Fase 3: training
De nieuwe werknemer weet nu alles wat hij of zij moet weten over de organisatie. Nu is het tijd voor de fase waarin hij of zij wordt getraind op kennis, vaardigheden en mindset. Hierdoor kan de nieuwe werknemer straks goed het werk uitvoeren waarvoor hij of zij is aangenomen.
Dit is dan ook de fase die redelijk lang kan aanhouden, vaak dagen tot weken. Iedereen leert immers op zijn eigen tempo. Deze fase is cruciaal tijdens het inwerkproces. 41% van de werknemers, die binnen een termijn van 90 dagen ontslag nemen, geven aan dat dit kwam door een mismatch tussen de taken en de verwachtingen van de functie. Het is dus belangrijk om duidelijk te maken wat de taken zijn, met wie hij of zij samen kan werken, wie er op welke functie zit en bij wie ze moeten zijn voor support. Teambuilding oefeningen kunnen ook een onderdeel zijn van de trainingsfase. Hierdoor creëer je als organisatie een sterke band tussen het team en dit resulteert in een betere samenwerking.
Fase 4: ontwikkeling en groei
Zodra de werknemer helemaal op de hoogte is van zijn of haar werkzaamheden en is geïntegreerd binnen het team, is het tijd voor de volgende fase. In deze ontwikkelingsfase vinden meerdere functioneringsgesprekken plaats. Dit zorgt ervoor dat de werknemer regelmatig feedback ontvangt over zijn of haar werkzaamheden en kan blijven ontwikkelen en groeien.
Binnen een organisatie werk je altijd naar bepaalde targets of doelen toe. Deze worden tijdens een functioneringsgesprek naar voren gebracht. De werknemer zal hierdoor gemotiveerd raken om deze targets en doelen te behalen. Je bent nou eenmaal gemotiveerder als je ergens naartoe kan werken.
Fase 5: doorgroeien van de werknemer
Nu is de werknemer vol aan het werk om de targets en doelen te behalen. Hij of zij is helemaal geïntegreerd binnen het team en de organisatie. Je zult nu denken dat het onboarding proces is afgerond toch? Echter is dit niet waar.
Werknemers hebben nog steeds feedback nodig en support om de targets en doelen bij te stellen. Deze laatste fase kan dan ook meerdere maanden tot jaren duren. Grote kans dat je, zolang de werknemer werkzaam is binnen jouw bedrijf, bezig bent met de ontwikkeling van deze werknemer. Tijd investeren in de ontwikkeling van werknemers is nou eenmaal een hele goede investering voor je bedrijf. Zo kunnen zij het beste blijven functioneren voor jou.
Onderdelen van deze laatste fase kunnen variëren van functioneringsgesprekken, mentorgesprekken en vaardighedentraining tot teambuilding oefeningen.
Een succesvolle onboarding strategie
Binnen iedere organisatie heerst er een andere bedrijfscultuur en structuur. Om deze reden is het dan ook nodig om je stappenplan en strategie aan te passen op het formaat van de organisatie en zijn behoeften.
Aspecten die meespelen tijdens een goed onboarding proces zijn: oriëntatie, specifieke training gericht op de functie, introductie, het benoemen van de bedrijfscultuur en feedback.
7 tips voor een succesvol onboarding proces
Natuurlijk staat deze blog al vol met verschillende tips and tricks die je kunt gebruiken voor je onboarding strategie en stappenplan. Toch rijken we je graag nog een aantal goede tips aan om jouw onboarding proces te optimaliseren.
Lees hier 7 tips die de nieuwe werknemers aan jouw organisatie weten te binden.
Wat zijn de 4 C’s binnen effectieve onboarding?
Dr. Talya Bauer van de SHRM Foundation beweert dat je een succesvol onboarding proces kan laten plaatsvinden als je proactief gebruik maakt van de 4 C’s. de 4 C’s liggen in samenhang met de eerste stappen die we hierboven hebben behandeld. Hierdoor kun je je stappenplan nog beter optimaliseren. Reden genoeg om deze dan ook uit te lichten in deze blog.
Compliance
Compliance omvat de basisregels en kennis van de organisatie. Tijdens dit level wordt het papierwerk ingevuld en kan de werknemer gaan beginnen aan een nieuw avontuur! Dit level staat dus meer bekend als een administratief en formeel level.
Clarification
Tijdens het level ‘Clarification’ wordt de nieuwe werknemer op de hoogte gebracht van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Ook worden opkomende evenementen of projecten besproken en wat de rol van de nieuwe werknemer gaat zijn binnen deze gebeurtenissen.
Culture
Dit level spreekt redelijk voor zichzelf. Tijdens dit level worden de normen en waarden van de organisatie naar voren gebracht. De nieuwe werknemer krijgt een rondleiding van het bedrijf en wordt voorgesteld aan zijn of haar nieuwe collega’s. Ook wordt er uitgelegd wat de gang van zaken is binnen de organisatie en waar in de organisatie de nieuwe werknemer staat.
Connection
Het hoogste level van de 4 C’s is Connection. Tijdens dit level creëert de nieuwe werknemer banden met zijn of haar collega’s. De nieuwe werknemer wordt aan zoveel mogelijk collega’s voorgesteld en begint meer als a part of the team te voelen. De nieuwe werknemer is nu geïntegreerd binnen het team en kan zo feedback en support ontvangen van zijn of haar collega’s. De burg om om hulp te vragen wordt hiermee verkleind.
Meer over Recruitmentblog.nl
Hopelijk weet je nu voldoende over het onboarding proces en ben je gemotiveerd om meer te leren over de recruitmentwereld. Daarvoor ben je hier aan het juiste adres! De recruitmentblog community is een onderdeel van Recruiternext.nl. De community speciaal gemaakt voor recruiters en recruitment marketeers bestaat uit een blog, nieuwsbrief en de job board (Recruiternext.nl).
Deze community heeft als doel om jou meer te leren over recruitment én recruitment marketing. De blogs worden gepubliceerd door recruiters, recruitment marketeers, HR professionals en online marketeers.
